Eftirfylgni og reglulegar úttektir

Skv. reglum Vakans framkvæma óháðir úttektaraðilar reglulegar úttektir hjá þátttakendum í Vakanum. Þær geta verið í formi vettvangsheimsókna, undirbúinna eða óundirbúinna, eða að úttektaraðili óskar eftir uppfærðum gögnum frá þátttakendum. Tilgangur vettvangsheimsókna er að sannreyna að unnið sé í samræmi við það sem fram kemur í skriflegum gögnum auk almennrar skoðunar á gististaðnum. Ítarlegri vettvangsheimsókn er framkvæmd hjá þriggja til fimm stjörnu hótelum.

Mikilvægt er að hafa í huga að öll gögn eru lifandi skjöl sem þarf að uppfæra reglulega til að gæðakerfi fyrirtækisins sé virkt. Tilgreindur ábyrgðaraðili þarf að vera yfir verkefninu.

Í Vakanum er lögð áhersla á að gögn séu aðgengileg og allir starfsmenn séu upplýstir og uppfræddir reglulega. Nauðsynlegt er að uppfæra og halda vel utan um menntun og þjálfun starfsfólks og tryggja að öryggisáætlun sé ávallt í samræmi við starfsemi fyrirtækisins og þá þjónustu sem fyrirtækið býður hverju sinni. Kallað er eftir þessum gögnum í reglulegum úttektum.

 Reglulegar úttektir þarf að undirbúa vandlega en þær miðast við gildandi gæða- og umhverfisviðmið á hverjum tíma. Hafi orðið íþyngjandi breytingar á viðmiðum er fyrirtækjum gefinn aðlögunartími til að uppfylla breyttar kröfur.

Í kjölfar úttektar

Staða þátttakanda getur breyst við reglulega úttekt. Standist þátttakandi ekki gæða- og umhverfisviðmið Vakans við reglulega úttekt, hefur viðkomandi þrjá mánuði  til að uppfylla það sem á vantar. Gangi það ekki eftir missir þátttakandi rétt sinn til að auðkenna sig með merki Vakans.