Úttektir

Fyrsta úttekt:

  1. Umsækjandi fyllir sjálfur út almenn gæðaviðmið fyrir gistingu samkvæmt leiðbeiningum frá úttektarfyrirtæki og sendir þau gögn sem beðið er um ásamt því að fylla út gæðviðmið sem eiga við hverja tegund gistingar.
  2. Úttektaraðili skoðar og metur innsend gögn ásamt skoðun á vefsíðu fyrirtækisins.
  3. Ef úttektaraðili metur vefsíðu og gögn sem vel unnin og fullnægjandi er vettvangsheimsókn næsta skref. 
  4. Í vettvangsheimsókn kemur úttektaraðili á gististaðinn og staðfestir að unnið sé í samræmi við það sem fram kom í innsendum gögnum og upplýsingum. Farið er yfir valin atriði úr almennum gæðaviðmiðum og  gæðaviðmiðum fyrir þann gistiflokk sem við á. Einnig er aðstaða og aðbúnaður skoðaður og farið yfir þjónustuþætti. 
  5. Fyrirtæki sem skilað hafa fullnægjandi gögnum og upplýsingum og staðist vettvangsúttekt fá í kjölfarið vottun Vakans.
  6. Um leið og Vakanum hefur borist staðfesting frá vottunar-/skoðunarstofu um að vottunarskírteini hafi verið útgefið er nafn viðkomandi fyrirtækis birt á listanum yfir vottuð fyrirtæki á vef Vakans.

Ofangreint ferli gildir fyrir alla gistiflokka, svo og eins til tveggja stjörnu hótel. Annað fyrirkomulag gildir hinsvegar fyrir  þriggja til fimm stjörnu hótel. Í þeim tilfellum er vettvangsheimsókn mun ítarlegri þar sem úttektaraðilinn fer yfir og fyllir út gæðaviðmið fyrir þriggja til fimm stjörnu hótel á staðnum.  

Dæmi um gögn sem senda þarf inn eru t.a.m.

  • Öryggisáætlun fyrir gististaðinn.
  • Nafnalisti/yfirlit um menntun/fræðslu og þjálfun starfsfólks.
  • Gæðahandbók.
  • Útfyllt gæðaviðmið fyrir viðeigandi tegund gistingar.
  • Útfylltan gátlista "Á leið til sjálfbærrar ferðaþjónustu".
  • O.fl.

Vakin er athygli á því að forsvarsmenn fyrirtækja bera ábyrgð á gerð og innihaldi þeirra gagna sem lögð eru fram, þar með talið öryggisáætlana, og að þeim sé fylgt eftir í starfseminni.


Árlegar úttektir

Viðhaldsúttektir fara fram á öðru og þriðja ári. Slík úttekt getur verið undirbúin eða óundirbúin heimsókn, eða að óskað er eftir uppfærðum gögnum frá fyrirtækinu, t.d. yfirliti um menntun og þjálfun starfsfólks.

Árlegar úttektir þarf að undirbúa vandlega en þær miðast við gildandi gæða- og umhverfisviðmið á hverjum tíma. Hafi orðið breytingar á viðmiðum er fyrirtækjum gefinn aðlögunartími til að uppfylla breyttar kröfur.

Nánar um vottun Vakans og lýsing á umsóknar- og vottunarferli

Í kjölfar úttektar

Staða fyrirtækis getur breyst eftir árlega úttekt ef í ljós kemur að fyrirtækið uppfyllir ekki lengur gæða- og umhverfisviðmið Vakans. Fyrirtækið hefur þó þrjá mánuði til að uppfylla það sem á vantar. Gangi það ekki eftir getur fyrirtæki misst vottun og þar með rétt sinn til að auðkenna sig með merki Vakans.