Umsóknarferli

Þegar fyrirtæki hefur sent inn umsókn, greitt umsóknargjald og sent staðfestingu á greiðslu á vakinn@vakinn.is birtist nafn þess á lista yfir þátttakendur í úttektarferli. Þá þarf að senda Vakanum afrit af nýjasta ársreikningi til að hægt sé að ákvarða upphæð árgjalds. Ef ársvelta fyrirtækisins er yfir 400 milljónum þarf ekki að senda ársreikning.

Þegar samningur er frágenginn og árgjald greitt þarf að senda Vakanum afrit af öryggisáætlunum fyrirtækisins. Starfsfólk Vakans er tilbúið að veita aðstoð og ráðgjöf vegna öryggisáætlana. Þegar öryggisáætlun hefur verið samþykkt af fulltrúa Vakans er komið að úttekt en Vakinn áskilur sér allt að þriggja mánaða frest fyrir heimsóknina.   

Úttekt

Í úttekt er farið yfir almenn viðmið og viðeigandi sértæk viðmið, forsvarsmenn fyrirtækisins greina frá hvernig viðmið eru uppfyllt. Þá er farið yfir umhverfisviðmið, hafi verið sótt um þátttöku í umhverfiskerfinu. Fulltrúi Vakans fer yfir þau gögn sem óskað er eftir að liggi fyrir við úttekt, ásamt því að skoða aðstöðu og aðbúnað hjá fyrirtækinu. Í úttektinni gefst tækifæri til að fá ráð og leiðbeiningar.

Áður en útttekt á sér stað hefur fulltrúi Vakans m.a. skoðað heimasíðu fyrirtækisins og athugað með símsvörun.

Úttektaraðili Vakans þarf að fá að sjá eftirfarandi gögn í úttekt og mikilvægt að þau séu til reiðu eins og við á. 

Nauðsynleg gögn (til að uppfylla lágmarkskröfur):

  1. Öryggisáætlanir þarf að senda til Vakans fyrir úttekt.
  2. Nafnalisti leiðsögumanna og annarra starfsmanna (ef við á) þar sem fram kemur yfirlit yfir menntun og reynslu, þarf að senda til Vakans fyrir úttekt. Sjá dæmi. 
  3. Áætlun um öryggi og heilbrigði á vinnustað (áhættumat) skv. leiðbeiningum frá Vinnueftirlitinu.
  4. Viðeigandi opinber leyfi, t.d. leyfi frá Ferðamálastofu (ferðaskrifstofur, ferðaskipuleggjendur), leyfi frá heilbrigðiseftirliti til sölu og dreifingar matvæla, leyfi til farþegaflutninga o.fl.
  5. Skoðunarvottorð farartækja.
  6. Skriflegar reglur um meðferð matvæla í ferðum.
  7. Gild skyndihjálpar/fyrstuhjálpar skírteini.
  8. Afrit af skriflegum ráðningarsamningi.
  9. Dæmi um skriflegar starfslýsingar (hlutverk, ábyrgð, framkoma).
  10. Vinnustaðaskírteini (skylda skv. lögum og samkomulagi aðila vinnumarkaðarins).
  11. Öryggisleiðbeiningar til gesta á tungumálum helstu markhópa.
  12. Afrit af sölureikningi til viðskiptavina.
  13. Upplýsingar um tryggingar fyrirtækisins.
  14. Gögn sem tengjast sértækum viðmiðum sem eiga við hjá fyrirtækinu.

Önnur gögn (til stiga):

  1. Skrifleg lýsing á því hvernig er tekið á kvörtunum viðskiptavina.
  2. Gæðahandbók/Starfsmannahandbók.
  3. Upplýsingar um þjónustukannanir/umsagnir frá ánægðum viðskiptavinum.
  4. Matseðlar (þar sem boðið er upp á veitingar).
  5. Leiðbeiningar fyrir gesti varðandi búnað og tæki.
  6. Viðhaldsáætlun/viðhaldsgátlistar (skráðar lýsingar á viðhaldi og eftirliti búnaðar).*
  7. Gögn sem tengjast starfsmönnum, t.d. upplýsingar um þjálfun starfsmanna.*
  8. Fræðslu- og símenntunaráætlun fyrir starfsmenn.
  9. Skrifleg stefna fyrirtækisins.
  10. Skrifleg skilgreining á helstu áhættuþáttum rekstrarins.
  11. Rekstraráætlun.
  12. Markaðsáætlun.

* Nauðsynleg gögn fyrir fyrirtæki sem bjóða upp á tiltekna afþreyingu


Gögn ef sótt er um þátttöku í umhverfiskerfi Vakans:
1. Útfylltan gátlista (Á leið til sjálfbærrar ferðaþjónustu) þarf að senda Vakanum.
2. Aðgerðaráætlun í umhverfismálum fyrirtækisins.
3. Umhverfisstefna fyrirtækisins þarf að vera birt á vef fyrirtækisins.
4. Útfyllt vöktunarblöð þarf að senda Vakanum (á við um silfur- og gullmerki).

Vakin er athygli á því að forsvarsmenn fyrirtækja bera ábyrgð á gerð og innihaldi þeirra gagna sem lögð eru fram, þar með talið öryggisáætlana, og að þeim sé fylgt eftir í starfseminni.  

Að úttekt lokinni

Að úttekt lokinni birtist úttektarskýrsla inni á heimasvæði viðkomandi fyrirtækis hjá Vakanum, þar sem fram kemur hvort fyrirtækið hefur staðist viðmið og sé þar með orðið þátttakandi í Vakanum. Hið sama gildir um umhverfisflokkunina ef sótt hefur verið um hana. 

Ef fyrirtækið hefur ekki náð tilsettum lágmörkum, hafa forsvarsmenn þess tvo mánuði til að bæta úr því sem á vantar. Ef nauðsynlegt reynist að framkvæma aðra úttekt hjá fyrirtækinu þarf að greiða fyrir það sérstaklega.

Í árlegum úttektum Vakans felst eftirfylgni og áframhaldandi handleiðsla

Nýir þátttakendur í  Vakanum fá eftirfarandi:

  • Skilti - Certified Travel Service - til að hengja upp innan- eða utanhúss. 
  • Viðurkenningarskjal og siðareglur Vakans.
  • Merki Vakans á rafrænu formi til að setja á heimasíðu og í prentað efni.
  • Fána Vakans til að flagga utanhúss.
  • Fyrirtæki sem taka þátt í umhverfiskerfi Vakans fá sérstakt viðurkenningarskilti vegna þess.