Umsóknar- og úttektarferli

Vinsamlegast athugið! 

Eftirfarandi fyrirkomulag er nýtt. Núverandi þátttakendur í Vakanum eiga einnig að fylgja þessu ferli en þurfa þó EKKI að senda inn umsókn sbr. fyrstu málsgrein. Fyrirtæki sem skráð eru í úttektarferli á þátttakendalista þurfa að endurnýja umsóknir:

  • Fyrirtæki senda inn umsókn í gegnum þjónustugátt Ferðamálastofu.
  • Starfsmenn Vakans veita upplýsingar og leiðbeina í umsóknarferlinu.
  • Fjórar vottunar-/skoðunarstofur eru í samstarfi við Ferðamálastofu og bjóða upp á úttektir skv. viðmiðum Vakans.
  • Umsækjendur og núverandi þátttakendur þurfa að velja og setja sig í samband við eina vottunar-/skoðunarstofu (einnig nefnt úttektarfyrirtæki) og fylgja síðan umsóknarferlinu sem lýst er hér að neðan í töluliðum 1-5.  
  • Um leið og Vakanum hefur borist staðfesting frá vottunar-/skoðunarstofu um að úttektarferli sé hafið er nafn viðkomandi fyrirtækis birt á listanum yfir fyrirtæki í úttektarferli hér á heimasíðu Vakans.
  • Nánari upplýsingar um verð og leiðbeiningar um fyrirkomulag úttekta er að finna hjá hverju og einu úttektarfyrirtæki en lýsingu á umsóknarferli má sjá neðar á síðunni.

Umsækjandi gerir samning við úttektarfyrirtæki til þriggja ára. Í samningi felst vottun og viðhaldsúttektir á tímabilinu. 

Vottunar-/skoðunarstofur sem eru samstarfsaðilar Ferðamálastofu:

  Umsóknarferlið:

  1. Umsækjandi fyllir sjálfur út almenn gæðaviðmið samkvæmt leiðbeiningum frá úttektarfyrirtæki og sendir þau gögn sem beðið er um.
  2. Úttektaraðili skoðar og metur innsend gögn ásamt skoðun á heimasíðu fyrirtækisins.
  3. Ef úttektaraðili metur gögnin sem vel unnin og fullnægjandi getur fyrirtækið fengið viðurkenningu Vakans í kjölfarið og vottunarskírteini sent. Ef hinsvegar gera þarf athugasemdir við gögnin vegna þess að þau eru ekki fullnægjandi þarf vettvangsheimsókn (sbr. liður nr. 4) að fara fram áður en til viðurkenningar kemur.
  4. Innan u.þ.b. þriggja mánaða frá því að umsækjandi fær viðurkenningu Vakans kemur úttektaraðili í vettvangsheimsókn til fyrirtækisins. Í slíkri heimsókn staðfestir úttektaraðili að unnið sé í samræmi við það sem fram kom í innsendum gögnum og upplýsingum. Farið er yfir valin atriði úr almennum gæðaviðmiðum og sértækum gæðaviðmiðum.
  5. Viðhaldsúttektir fara fram á öðru og þriðja ári. Slík úttekt getur verið undirbúin eða óundirbúin heimsókn, eða að óskað er eftir uppfærðum gögnum frá fyrirtækinu.

Dæmi um gögn sem senda þarf til úttektarfyrirtækis eru t.a.m.:

  • Öryggisáætlanir. 
  • Nafnalisti leiðsögumanna og annarra starfsmanna (ef við á) þar sem fram kemur yfirlit yfir menntun og reynslu.
  • Gæðahandbók.
  • Útfyllt sértæk gæðaviðmið.
  • Útfylltan gátlista "Á leið til sjálfbærrar ferðaþjónustu".
  • O.fl.

Vakin er athygli á því að forsvarsmenn fyrirtækja bera ábyrgð á gerð og innihaldi þeirra gagna sem lögð eru fram, þar með talið öryggisáætlana, og að þeim sé fylgt eftir í starfseminni.  

 Nýir þátttakendur í Vakanum fá eftirfarandi

  • Rafrænt vottunarskírteini/viðurkenningarskjal.
  • Merki Vakans á rafrænu formi til að setja á heimasíðu og í prentað efni.

Að auki er hægt að fá :

  • Útiskilti með merki Vakans.
  • Umhverfisskilti (brons, silfur, gull).
  • Fána með merki Vakans.
  • Límmiða með merki Vakans t.d. til að setja í bíla.

Verðlisti:

  • Skilti kr. 4500.- stk
  • Fáni  kr. 3.500.- stk
  • Límmiði 10x10 cm kr. 500.- stk