Eftirfylgni og reglulegar úttektir

Skv. reglum Vakans framkvæma óháðir úttektaraðilar reglulegar úttektir hjá þátttakendum í Vakanum. Þær geta verið í formi vettvangsheimsókna, undirbúinna eða óundirbúinna, eða að úttektaraðili óskar eftir uppfærðum gögnum frá þátttakendum. Tilgangur vettvangsheimsókna er að sannreyna að unnið sé í samræmi við það sem fram kemur í skriflegum gögnum auk almennrar skoðunar hjá fyrirtækinu.

Mikilvægt er að hafa í huga að öll gögn eru lifandi skjöl sem þarf að uppfæra reglulega til að gæðakerfi fyrirtækisins sé virkt. Tilgreindur ábyrgðaraðili þarf að vera yfir verkefninu.

Í Vakanum er lögð áhersla á að ýmis gögn séu aðgengileg starfsmönnum og að þeir séu upplýstir og uppfræddir reglulega. Nauðsynlegt er að uppfæra og halda vel utan um menntun og þjálfun starfsfólks og tryggja að öryggisáætlanir séu ávallt í samræmi við starfsemi fyrirtækisins og þá þjónustu sem fyrirtækið býður hverju sinni. Kallað er eftir þessum gögnum í reglulegum úttektum.

 Reglulegar úttektir þarf að undirbúa vandlega en þær miðast við gildandi gæða- og umhverfisviðmið á hverjum tíma. Hafi orðið íþyngjandi breytingar á viðmiðum er fyrirtækjum gefinn aðlögunartími til að uppfylla breyttar kröfur.

Í kjölfar úttektar

Staða þátttakanda getur breyst við reglulega úttekt. Standist þátttakandi ekki gæða- og umhverfisviðmið Vakans við reglulega úttekt, hefur viðkomandi þrjá mánuði  til að uppfylla það sem á vantar. Gangi það ekki eftir missir þátttakandi rétt sinn til að auðkenna sig með merki Vakans.