Úttektir

 Fyrsta úttekt:

  1. Umsækjandi fyllir sjálfur út almenn og sértæk gæðaviðmið samkvæmt leiðbeiningum frá úttektarfyrirtæki og sendir þau gögn sem beðið er um.
  2. Úttektaraðili skoðar og metur innsend gögn ásamt skoðun á vefsíðu fyrirtækisins.
  3. Ef úttektaraðili metur vefsíðu og gögn sem vel unnin og fullnægjandi er vettvangsheimsókn næsta skref.
  4. Í vettvangsheimsókn kemur úttektaraðili til fyrirtækisins og fer yfir valin atriði úr almennum gæðaviðmiðum og sértækum gæðaviðmiðum. Tilgangur þessara heimsókna er að sannreyna að unnið sé í samræmi við það sem fram kemur í skriflegum gögnum auk almennrar skoðunar hjá fyrirtækinu. Úttektaraðili fær þannig staðfestingu á því að fyrirtækið uppfylli viðeigandi viðmið.
  5. Fyrirtæki sem skilað hafa fullnægjandi gögnum og upplýsingum og staðist vettvangsúttekt fá í kjölfarið vottun Vakans.
  6. Um leið og Vakanum hefur borist staðfesting frá vottunar-/skoðunarstofu um að vottunarskírteini hafi verið útgefið er nafn viðkomandi fyrirtækis birt á listanum yfir vottuð fyrirtæki á vef Vakans.

Dæmi um gögn sem senda þarf til úttektarfyrirtækis eru t.a.m.:

  • Öryggisáætlanir. 
  • Nafnalisti leiðsögumanna og annarra starfsmanna (ef við á) þar sem fram kemur yfirlit yfir menntun og reynslu.
  • Gæðahandbók.
  • Útfyllt sértæk gæðaviðmið.
  • Útfylltan gátlista "Á leið til sjálfbærrar ferðaþjónustu".
  • O.fl.

Vakin er athygli á því að forsvarsmenn fyrirtækja bera ábyrgð á gerð og innihaldi þeirra gagna sem lögð eru fram, þar með talið öryggisáætlana, og að þeim sé fylgt eftir í starfseminni.  

Árlegar úttektir

Viðhaldsúttektir fara fram á öðru og þriðja ári. Slík úttekt getur verið undirbúin eða óundirbúin heimsókn, eða að óskað er eftir uppfærðum gögnum frá fyrirtækinu t.d. yfirliti um menntun og þjálfun starfsfólks.

Árlegar úttektir þarf að undirbúa vandlega en þær miðast við gildandi gæða- og umhverfisviðmið á hverjum tíma. Hafi orðið breytingar vegna endurskoðunar viðmiða er fyrirtækjum gefinn aðlögunartími til að uppfylla breyttar kröfur. 

Nánar um vottun Vakans og lýsing á umsóknar- og vottunarferli

Í kjölfar árlegrar úttektar

Staða fyrirtækis getur breyst eftir árlega úttekt ef í ljós kemur að fyrirtækið uppfyllir ekki lengur gæða- og umhverfisviðmið Vakans. Fyrirtækið hefur þó þrjá mánuði  til að uppfylla það sem á vantar. Gangi það ekki eftir getur fyrirtæki misst vottun og þar með rétt sinn til að auðkenna sig með merki Vakans.