Umsóknar- og úttektarferli

  • Fyrirtæki senda inn umsókn hér á vefsíðu Vakans.
  • Starfsmenn Vakans veita upplýsingar og leiðbeina í umsóknarferlinu.
  • Fjórar vottunar-/skoðunarstofur eru í samstarfi við Ferðamálastofu og bjóða upp á úttektir skv. viðmiðum Vakans.
  • Umsækjendur setja sig í samband við eina vottunar-/skoðunarstofu (einnig nefnt úttektarfyrirtæki) og fylgja síðan umsóknarferlinu sem lýst er hér að neðan í töluliðum 1-5.
  • Um leið og Vakanum hefur borist staðfesting frá vottunar-/skoðunarstofu um að vottunarskírteini hafi verið útgefið er nafn viðkomandi fyrirtækis birt á listanum yfir vottuð fyrirtæki á vefsíðu Vakans.
  • Nánari upplýsingar um verð og leiðbeiningar um fyrirkomulag úttekta er að finna hjá hverju og einu úttektarfyrirtæki en lýsingu á umsóknarferli má sjá neðar á síðunni.

Umsækjandi gerir samning við úttektarfyrirtæki og er miðað við þriggja ára ferli. Samningur er uppsegjanlegur skv. skilmálum úttektarfyrirtækis. Í samningi felst vottun og viðhaldsúttektir á tímabilinu.  

Vottunar-/skoðunarstofur sem eru samstarfsaðilar Ferðamálastofu:

  1. Umsækjandi fyllir sjálfur út almenn gæðaviðmið fyrir gistingu samkvæmt leiðbeiningum frá úttektarfyrirtæki og sendir þau gögn sem beðið er um ásamt því að fylla út gæðviðmið sem eiga við hverja tegund gistingar.
  2. Úttektaraðili skoðar og metur innsend gögn ásamt skoðun á vefsíðu fyrirtækisins.
  3. Ef úttektaraðili metur vefsíðu og gögn sem vel unnin og fullnægjandi er vettvangsheimsókn næsta skref. 
  4. Í vettvangsheimsókn kemur úttektaraðili á gististaðinn og staðfestir að unnið sé í samræmi við það sem fram kom í innsendum gögnum og upplýsingum. Farið er yfir valin atriði úr almennum gæðaviðmiðum og  gæðaviðmiðum fyrir þann gistiflokk sem við á. Einnig er aðstaða og aðbúnaður skoðaður og farið yfir þjónustuþætti. 
  5. Fyrirtæki sem skilað hafa fullnægjandi gögnum og upplýsingum og staðist vettvangsúttekt fá í kjölfarið vottun Vakans.
  6. Viðhaldsúttektir fara fram á öðru og þriðja ári. Slík úttekt getur verið óundirbúin heimsókn eða óskað er eftir uppfærðum gögnum frá fyrirtækinu.

Ofangreint ferli gildir fyrir alla gistiflokka, svo og eins til tveggja stjörnu hótel. Annað fyrirkomulag gildir hinsvegar fyrir  þriggja til fimm stjörnu hótel. Í þeim tilfellum er vettvangsheimsókn mun ítarlegri þar sem úttektaraðilinn fer yfir og fyllir út gæðaviðmið fyrir þriggja til fimm stjörnu hótel á staðnum.  

Dæmi um gögn sem senda þarf inn eru t.a.m.

  • Öryggisáætlun fyrir gististaðinn.
  • Nafnalisti/yfirlit um menntun/fræðslu og þjálfun starfsfólks.
  • Gæðahandbók.
  • Útfyllt gæðaviðmið fyrir viðeigandi tegund gistingar.
  • Útfylltan gátlista "Á leið til sjálfbærrar ferðaþjónustu".
  • O.fl.

 Vakin er athygli á því að forsvarsmenn fyrirtækja bera ábyrgð á gerð og innihaldi þeirra gagna sem lögð eru fram, þar með talið öryggisáætlana, og að þeim sé fylgt eftir í starfseminni.

Ný fyrirtæki sem vottuð eru samkvæmt viðmiðum Vakans fá eftirfarandi

  • Vottunarskírteini
  • Merki Vakans á rafrænu formi til að setja á heimasíðu og í prentað efni.

Að auki er hægt að fá :

  • Útiskilti með merki Vakans (stjörnuflokkunarskilti fyrir hótel, gistiskilti fyrir aðrar tegundir gistingar).
  • Umhverfisskilti (brons, silfur, gull).
  • Fána með merki Vakans.
  • Límmiða með merki Vakans t.d. til að setja í bíla.

Verðlisti:

  • Skilti kr. 4500.- stk
  • Fáni  kr. 3.500.- stk
  • Límmiði 10x10 cm kr. 500.- stk