Umsóknarferli

Þegar fyrirtæki hefur sent inn umsókn, greitt umsóknargjald og sent staðfestingu á greiðslu á vakinn@vakinn.is birtist nafn þess á lista yfir þátttakendur í úttektarferli. Þá þarf að senda Vakanum afrit af nýjasta ársreikningi til að hægt sé að ákvarða upphæð árgjalds. Ef ársvelta fyrirtækisins er yfir 400 milljónum þarf ekki að senda ársreikning.

Einungis gististaðir sem eru með tilskilin leyfi geta sótt um flokkun.

Úttekt

Í úttekt er farið yfir viðeigandi gistiviðmið, og umhverfisviðmið, hafi verið sótt um þátttöku í umhverfiskerfinu. Fulltrúi Vakans fer yfir þau gögn sem óskað er eftir að liggi fyrir við úttekt, ásamt því að skoða aðstöðu og aðbúnað hjá fyrirtækinu. Í úttektinni gefst tækifæri til að fá ráð og leiðbeiningar. 

Áður en úttekt fer fram hefur fulltrúi Vakans m.a. skoðað heimasíðu og athugað með símsvörun gististaðarins.

Starfsmaður Vakans þarf að fá að sjá eftirfarandi gögn. 

Nauðsynleg gögn til að uppfylla lágmarkskröfur í öllum stjörnuflokkum:

  1. Öryggisáætlun fyrir gististaðinn, þarf að senda til Vakans fyrir úttekt (sjá hjálpargögn).
  2. Áætlun um öryggi og heilbrigði á vinnustað (áhættumat) skv. leiðbeiningum frá Vinnueftirlitinu. Sjá t.d. Vinnuumhverfisvísi fyrir hótel og gististaði frá Vinnueftirlitinu.
  3. Rekstrarleyfi.
  4. Ferðaskipuleggjendaleyfi, ef fyrirtækið býður upp á skipulagðar ferðir.
  5. Viðurkenning/skírteini um þjálfun í skyndihjálp (fyrir a.m.k. einn starfsmann).
  6. Afrit af skriflegum ráðningarsamningi við a.m.k. einn starfsmann.
  7. Vinnustaðaskírteini (skylda skv. lögum og samkomulagi aðila vinnumarkaðarins).
  8. Afrit af sölureikningi til viðskiptavinar.
  9. Afrit af mánaðarlegri gistiskýrslu sem send er til Hagstofunnar.
 

Gögn til að uppfylla lágmarkskröfur í hærri stjörnuflokkum:

  1. Skrifleg lýsing (verklag) á hvernig staðið er að þjálfun og fræðslu starfsfólks. Þarf að senda til Vakans fyrir úttekt.
  2. Upplýsingar til gesta/auglýst þjónusta.
  3. Þjónustuhandbók/starfsmannahandbók. 
  4. Dæmi um skriflegar starfslýsingar (hlutverk, ábyrgð, framkoma). 
  5. Matseðlar (þar sem boðið er upp á hádegis- og/eða kvöldverð).
  6. Skrifleg lýsing á því hvernig er tekið á kvörtunum viðskiptavina.
  7. Upplýsingar um þjónustukannanir/umsagnir frá ánægðum viðskiptavinum. 

Athugið að kröfur geta verið mismunandi á milli gistitegunda og stjörnuflokka, mikilvægt er að fara vel yfir viðeigandi gæðaviðmið. Í einhverjum tilfellum er listinn hér að ofan ekki tæmandi, einnig eru á honum atriði sem ekki eiga við um alla gistiflokka.

Gögn ef sótt er um þátttöku í umhverfiskerfi Vakans:

1. Útfylltan gátlista (Á leið til sjálfbærrar ferðaþjónustu) þarf að senda Vakanum.
2. Aðgerðaráætlun í umhverfismálum fyrirtækisins.
3. Umhverfisstefna fyrirtækisins þarf að vera birt á vef fyrirtækisins.
4. Útfyllt vöktunarblöð þarf að senda Vakanum (á við um silfur- og gullmerki).

Vakin er athygli á því að forsvarsmenn fyrirtækja bera ábyrgð á gerð og innihaldi þeirra gagna sem lögð eru fram, þar með talið öryggisáætlana, og að þeim sé fylgt eftir í starfseminni.

 

Að úttekt lokinni

Að úttekt lokinni birtist úttektarskýrsla inni á heimasvæði viðkomandi fyrirtækis hjá Vakanum, þar sem fram kemur hvort að fyrirtækið hafi staðist viðmið og sé þar með orðið þátttakandi í Vakanum. Hið sama gildir um umhverfisflokkunina ef sótt hefur verið um hana. 

Ef fyrirtækið hefur ekki náð tilsettum lágmörkum, hafa forsvarsmenn þess tvo mánuði til að bæta úr því sem á vantar. Ef nauðsynlegt reynist að framkvæma aðra úttekt hjá fyrirtækinu þarf að greiða fyrir það sérstaklega.

Í árlegum úttektum Vakans felst eftirfylgni og áframhaldandi handleiðsla.

Þátttakendur í gistihluta Vakans fá eftirfarandi:

  • Stjörnuflokkunarskilti fyrir viðeigandi gistiflokk.  
  • Viðurkenningarskjal og siðareglur Vakans.
  • Merki Vakans á rafrænu formi til að setja á heimasíðu og í prentað efni
  • Fána Vakans til að flagga utanhúss
  • Fyrirtæki sem taka þátt í umhverfiskerfi Vakans fá sérstakt viðurkenningarskilti vegna þess.