Umsóknar- og úttektarferli

Vinsamlegast athugið! 

Eftirfarandi fyrirkomulag er nýtt. Núverandi þátttakendur í Vakanum eiga einnig að fylgja þessu ferli en þurfa þó EKKI að senda inn umsókn sbr. fyrstu málsgrein. Fyrirtæki sem skráð eru í úttektarferli á þátttakendalista þurfa að endurnýja umsóknir::

  • Fyrirtæki senda inn umsókn í gegnum þjónustugátt Ferðamálastofu.
  • Starfsmenn Vakans veita upplýsingar og leiðbeina í umsóknarferlinu.
  • Fjórar vottunar-/skoðunarstofur eru í samstarfi við Ferðamálastofu og bjóða upp á úttektir skv. viðmiðum Vakans.
  • Umsækjendur og núverandi þátttakendur þurfa að velja og setja sig í samband við eina vottunar-/skoðunarstofu (einnig nefnt úttektarfyrirtæki) til að framkvæma úttekt.
  • Um leið og Vakanum hefur borist staðfesting frá vottunar-/skoðunarstofu um að úttektarferli sé hafið er nafn viðkomandi fyrirtækis birt á listanum yfir fyrirtæki í úttektarferli hér á vefsíðu Vakans.
  • Nánari upplýsingar um verð og leiðbeiningar um fyrirkomulag úttekta er að finna hjá hverju og einu úttektarfyrirtæki en lýsingu á umsóknarferli má sjá neðar á síðunni.

Umsækjandi gerir samning við úttektarfyrirtæki til þriggja ára. Í samningi felst vottun og viðhaldsúttektir á tímabilinu.  

Vottunar-/skoðunarstofur sem eru samstarfsaðilar Ferðamálastofu:

  1. Umsækjandi fyllir sjálfur út almenn gæðaviðmið fyrir gistingu samkvæmt leiðbeiningum frá úttektarfyrirtæki og sendir þau gögn sem beðið er um ásamt því að fylla út gæðviðmið sem eiga við hverja tegund gistingar.
  2. Úttektaraðili skoðar og metur innsend gögn ásamt skoðun á heimasíðu fyrirtækisins.
  3. Ef úttektaraðili metur gögnin sem vel unnin og fullnægjandi getur fyrirtækið fengið viðurkenningu Vakans í kjölfarið og vottunarskírteini sent. Ef hinsvegar gera þarf athugasemdir við gögnin vegna þess að þau eru ekki fullnægjandi þarf vettvangsheimsókn (sbr. liður nr. 4) að fara fram áður en til viðurkenningar kemur.
  4. Innan u.þ.b. tveggja mánaða frá því að umsækjandi fær viðurkenningu Vakans kemur úttektaraðili í vettvangsheimsókn á gististaðinn.  Í slíkri heimsókn staðfestir úttektaraðili að unnið sé í samræmi við það sem fram kom í innsendum gögnum og upplýsingum. Farið er yfir valin atriði úr almennum gæðaviðmiðum og  gæðaviðmiðum fyrir þann gistiflokk sem við á. Einnig er aðstaða og aðbúnaður skoðaður og farið yfir þjónustuþætti. 
  5. Viðhaldsúttektir fara fram á öðru og þriðja ári. Slík úttekt getur verið óundirbúin heimsókn eða óskað er eftir uppfærðum gögnum frá fyrirtækinu.

Ofangreint ferli gildir fyrir alla gistiflokka, svo og eins til tveggja stjörnu hótel. Annað fyrirkomulag gildir hinsvegar fyrir  þriggja til fimm stjörnu hótel. Í þeim tilfellum er vettvangsheimsókn mun ítarlegri þar sem úttektaraðilinn fer yfir og fyllir út gæðaviðmið fyrir þriggja til fimm stjörnu hótel á staðnum.  Þriggja, fjögurra og fimm stjörnu hótel geta einungis fengið stjörnuflokkun (vottun) að vettvangsheimsókn lokinni, alla jafna innan u.þ.b. tveggja mánaða frá því innsend gögn hafa verið samþykkt.

Dæmi um gögn sem senda þarf inn eru t.a.m.

  • Öryggisáætlun fyrir gististaðinn.
  • Nafnalisti/yfirlit um menntun/fræðslu og þjálfun starfsfólks.
  • Gæðahandbók.
  • Útfyllt gæðaviðmið fyrir viðeigandi tegund gistingar.
  • Útfylltan gátlista "Á leið til sjálfbærrar ferðaþjónustu".
  • O.fl.

 Vakin er athygli á því að forsvarsmenn fyrirtækja bera ábyrgð á gerð og innihaldi þeirra gagna sem lögð eru fram, þar með talið öryggisáætlana, og að þeim sé fylgt eftir í starfseminni.

Nýir þátttakendur í Vakanum fá eftirfarandi

  • Rafrænt vottunarskírteini/viðurkenningarskjal.
  • Merki Vakans á rafrænu formi til að setja á heimasíðu og í prentað efni.

Að auki er hægt að fá :

  • Útiskilti með merki Vakans (stjörnuflokkunarskilti fyrir hótel, gistiskilti fyrir aðrar tegundir gistingar).
  • Umhverfisskilti (brons, silfur, gull).
  • Fána með merki Vakans.
  • Límmiða með merki Vakans t.d. til að setja í bíla.

Verðlisti:

  • Skilti kr. 4500.- stk
  • Fáni  kr. 3.500.- stk
  • Límmiði 10x10 cm kr. 500.- stk